Asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi

Skannaaminen ja digitaalinen arkistointi tarjoavat asianmukaiset edellytykset tehokkaaseen työskentelyyn

Paljon asiakirjoja ja tietoja käsittelevät yritykset joutuvat usein arkistoimaan tietoja tietyksi ajaksi, mikä puolestaan johtaa aikaa ja rahaa vievään paperityöhön sekä alati kasvaviin paperipinoihin, jotka vievät tilaa. Digitaalisen arkistoinnin myötä yrityksen arkistot muutetaan digitaaliseen muotoon. Skannaamme laskut, sopimukset ja muut tärkeät asiakirjat, digitalisoimme ne ja tuomme ne sitten sinun saatavillesi joko omassasi tai meidän dokumenttienhallintajärjestelmässämme.

Kun keräät kaikki tietosi digitaalisesti, luot optimaaliset edellytykset nopeaan ja turvalliseen työskentelyyn. Kaikilla yrityksen työntekijöillä on pääsy yrityksen asiakirjoihin verkossa, ja tietoja on helppo jakaa niitä tarvitseville.

Sähköinen arkistointi ja sen tarjoamat edut

Fyysisten asiakirjojen skannaaminen tarjoaa useita eri etuja:

• Vähemmän paperityötä – Kun annat meidän täällä Iron Mountainilla skannata asiakirjasi, pääset eroon tarpeettomista paperitöistä, jotka sekä aiheuttavat kustannuksia että vievät aikaa henkilökunnalta, joka voisi keskittyä muihin asioihin.
• Ei tarvetta fyysisille säilytystiloille – Paperien arkistointi vaatii paljon fyysistä tilaa, jota ei välttämättä aina ole saatavilla. Kun tallennat tietosi digitaalisesti, sinun ei tarvitse miettiä sijaintia ja tallennustilaa.
• Vähentää tietojen menetyksen riskiä – Kun kaikki asiakirjat tallennetaan turvallisesti digitaaliseen dokumenttienhallintajärjestelmään, tietojen menetyksen riski pienenee. Yksikään paperi ei katoa tai tuhoudu.
• Tehokkaat työprosessit – Kun kaikki tietosi on tallennettu digitaalisesti, etsimiesi tietojen löytäminen on nopeaa ja helppoa.
• Tiedot ovat kaikkien saatavilla – Skannatut asiakirjat ovat välittömästi kaikkien yrityksen työntekijöiden saatavilla, ja lisäksi ne voidaan jakaa kaikille niitä tarvitseville. Tällä tavoin henkilöstön tehokkuus ja tuottavuus kasvavat.

Digital Mailroom -ratkaisu

Digitaalinen postinkäsittely – Hankkiudu eroon postista toimipisteessäsi Iron Mountainin digitaalisen postinkäsittelyn avulla. Iron Mountain skannaa, indeksoi ja varmistaa laadunhallinnan täyttääkseen dokumenttien muuntamistarpeesi. Kun postisi on digitoitu, voit tallentaa, hakea ja käyttää sitä turvallisesti sisältöpalvelualustallamme, Iron Mountain InSight^®.

Digitointiprosessin aikana metatietoja poimitaan, mikä tekee kriittisen tiedon etsinnästä ja löytämisestä helppoa ja tehokasta. Työskentelemme kanssasi virtaviivaistaaksesi postinjakeluasi yksittäisiin tai useisiin digitaalisiin kohteisiin Käyttäjärooleja yhdistettynä metadatan pääsy sääntöihin varmistaa, että postia katsotaan oikeiden ihmisten toimesta. Tiimilläsi on pääsy digitoituun postiisi verkkossa ja mobiilissa, mikä mahdollistaa etätyöntekijöille pääsyn postiin nopeasti ja kätevästi. Yhteistyö on helppoa versiointi- ja kommentointivaihtoehtojen avulla. Tarvitsetko nähdä mitä muokkauksia tehtiin kenenkin toimesta asiakirjassa? Tarkastelun ja seurannan toiminnallisuus auttaa varmistamaan käytössä olevien prosessien noudattamisen.

Digitaalisen postinkäsittelyn avulla voit:

• Helposti ja nopeasti hakea postiasi yhdestä keskitetystä, turvallisesta paikasta.
• Parantaa yhteistyötä hyväksynnän työnkulun mahdollisuuksilla.
• Mahdollistaa etäkäytön työntekijöille.
• Hallita ennustettavia kustannuksia tilauspalvelumme kautta.