Arkistointi

Säilytä ja suojaa asiakirjasi turvallisissa ja moderneissa arkistointitiloissamme. Asiakasportaalimme kautta saat kokonaisvaltaisen jäljitettävyyden ja selkeän yleiskuvan arkistoistasi.

Ota meihin yhteyttä

Omaisuuden arkistointi

Laskut, kuitit, sopimukset, velkakirjat, vakuutukset ja muistiot ovat vain muutamia esimerkkejä asiakirjoista, joita eri yrityksissä käsitellään päivittäin. Mutta mitä on arkistointi? Arkistolaki määrää, että monet näistä paperisista asiakirjoista on arkistoitava tietyksi ajaksi. On myös olemassa erilaisia määräyksiä ja vaatimuksia siitä, miten tiedot tulisi arkistoida. Tätä voi olla vaikea seurata, koska tietojen säilönnän aika vaihtelee aineistolajin mukaan. Lisäksi se on aikaa vievää ja kallista.

Me Iron Mountainilla olemme arkistoinnin asiantuntijoita ja tiedämme, mitä arvokkaan omaisuuden hallinta ja suojaaminen vaatii. Hoidamme koko prosessin puolestasi ja tarjoamme sinulle kaikkien asiakirjojesi kokonaisvaltaisen jäljitettävyyden, jotta löydät tarvittaessa etsimäsi tiedot nopeasti ja tehokkaasti.

Arkistointi yrityksille korkeimman tietoturvan mukaan

Arkistojen säilyttäminen toimistossa vie paljon tilaa ja asettaa korkeat vaatimukset turvallisuudelle. Sinun on varmistettava, että kaikki arkaluontoiset tiedot tallennetaan eri lakien ja asetusten, kuten yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä Arkistolain asetusten, mukaisesti.

Jos sen sijaan tallennat yrityksesi arkistodokumentit meille, säästät arvokasta tilaa, jota voidaan käyttää muihin tarkoituksiin. Voit olla varma, että asiakirjasi ovat turvassa meillä. Arkistointitilamme on varustettu huippuluokan turvallisuusratkaisuilla:

Hälytyksillä varustettuja ovia ja portteja valvotaan kameroilla ympäri vuorokauden
Murto- ja palovaroittimet kytkettynä suoraan hälytyskeskukseen
Kattavat ympäristö- ja ilmastointitoiminnot suojaavat arkistoja ulkoisilta vaikutuksilta
Kattava ympäristövalvonta suojaa arkistoitavia asiakirjoja ulkoisilta uhkatekijöiltä
Todistetut ja sertifioidut (PCI ja ISO) työskentelymenetelmät ja turvallisuuskoulutettu henkilökunta
Säilytys Arkistolain uusimpien määräysten mukaisesti

Tarkistamme kaikkien työntekijöidemme taustat säännöllisesti ja tarjoamme aina vankkaa tietoturvakoulutusta asiakirjoihin ja tietojenhallintaan liittyen korkeimpien mahdollisten turvallisuusstandardien ylläpitämiseksi. Toimimme läheisessä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa ja huolehdimme kaikesta arkistoitavasta materiaalista, ja lisäksi saat suoran pääsyn tietoihisi verkkopohjaisen asiakasportaalimme kautta.

Benefits of storing physical documents in an offsite commercial records centre

Asiakirjojen arkistointi ja kokonaisvaltainen jäljitettävyys

Me Iron Mountainilla olemme tehneet arkistoinnista mahdollisimman helppoa, jotta voisit keskittyä täydellä teholla ydinliiketoimintaasi, eikä sinun tarvitse käyttää niin paljon ylimääräistä aikaa arkistointiin. Huolehdimme koko prosessista puolestasi, ja saat täyden jäljitettävyyden kaikkiin asiakirjoihisi, minkä ansiosta löydät nopeasti ja tehokkaasti kaiken, mitä tarvitset.

Verkkopohjaisen ReQuest Web -asiakasportaalimme ansiosta saat kokonaisvaltaisen yleiskuvan aineistostasi, ja arkistonhallinta on verkossa helppoa ja sujuvaa. Koska jokainen kansio ja laatikko on viivakoodattu järjestelmäämme, voit helposti etsiä tiettyjä arkistoituja asiakirjoja muutamalla napsautuksella. Valitse, toimitetaanko kokonaiset laatikot suoraan toimistollesi vai lähetetäänkö tietyt asiakirjat sinulle sähköpostitse.

Tältä asiakirjojen arkistointiprosessi näyttää meillä:

Räätälöimme arkistointiratkaisut organisaatiosi tarpeisiin tiiviissä yhteistyössä.
Asiantuntijamme käy kanssasi läpi arkistointiprosessin ja näyttää, miten voit käyttää verkkopohjaista asiakasportaaliamme arkistoitujen aineistojen noudon ja toimituksen varaamiseen.
Kun olet varannut noudon, pakkaa haluamasi asiakirjat Iron Mountainin säilytyslaatikoihin, jotka on suunniteltu erityisesti pitkäaikaiseen säilytykseen. Jos haluat helpottaa omaa työtäsi, voimme myös pakata arkistoitavat aineistot puolestasi.
Laitamme jokaiseen kansioon, laatikkoon ja lipastoon yksilöllisen viivakoodin, jonka avulla sinun on helppo löytää etsimäsi tiedot silloin, kun niitä tarvitset.
Kuljettajamme, joilla on laaja kokemus erityyppisistä toimituksista suurimmissa kaupungeissa ympäri maata, tulevat noutamaan laatikot, ja kuljetusta voidaan seurata RFID-tekniikan avulla.
Kaikkien laatikoiden viivakoodit skannataan niiden lähtiessä toimistolta, kun ne lastataan kuorma-autoihin ja kun ne siirretään ja tallennetaan arkistoihimme – näin voimme taata, ettei laatikoita katoa matkan varrella.
Voimme myös skannata yrityksesi arkistot joko kokonaan tai osittain, jolloin saat ne käyttöösi myös digitaalisessa muodossa.

Pääsy Arkistoituihin Tietoihin Verkossa

Verkkopohjainen asiakasportaalimme ReQuest Web antaa sinulle täydellisen yleiskuvan asiakirjoistasi, ja voit hallita niitä helposti ja kätevästi verkossa. Koska jokainen kansio ja laatikko on viivakoodattu, skannattu ja indeksoitu järjestelmäämme, voit helposti etsiä tiettyjä arkistoituja asiakirjoja muutamalla klikkauksella. Voit valita, toimitetaanko kokonaisia laatikoita tai kansioita suoraan toimistoosi tai halutessasi voit myös pyytää, että tietyt asiakirjat lähetetään sinulle digitaalisesti

IM Smart Sort Process, featuring IM employee in warehouse

Asiakirjojen arkistointi kaikille yrityksille

Tarjoamme järjestelmiä kaikentyyppisten asiakirjojen arkistointiin:

Kirjanpitoaineiston arkistointi
Kirjanpitolain mukaan kirjanpitotiedot on säilytettävä aineistolajista riippuen vähintään 6–10 vuoden ajan joko päättyvän tilikauden kalenterivuoden lopusta tai suoraan tilikauden päättymispäivästä. Voit itse valita, missä muodossa haluat säilyttää kirjanpitoaineistosi, kunhan se on tarkasteltavissa ja tulostettavissa selkokielisessä muodossa. Tarjoamme useita arkistointiratkaisuja kirjanpitoaineistoihin, joilla varmistetaan, että asiakirjojen arkistointi tehdään aina oikein.
Henkilöstöasiakirjojen arkistointi
Henkilöstöasiakirjat sisältävät usein henkilötietoja, joten arkistointia tehtäessä yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on otettava huomioon. Olemme asiantuntijoita henkilöstöasiakirjojen arkistoinnissa sekä täysin tietoisia yleisestä tietosuoja-asetuksesta että muista laeista ja määräyksistä.
Skannattujen laskujen arkistointi
Skannatut laskut kuuluvat kirjanpitolain mukaan aineistoon, jota on säilytettävä kuuden vuoden ajan päättyneen tilikauden kalenterivuodesta eteenpäin. Voimme auttaa sinua laskujen skannaamisessa ja jopa alkuperäisten tuhoamisessa – ja seuraamme sitä, milloin laskut voidaan tuhota.
Sähköpostien arkistointi
Yritysten sähköpostien arkistointiin ei liity erityisiä sääntöjä, mutta nämä käytännöt seuraavat jokaisen yrityksen omia käytäntöjä. Sähköpostit, joiden sisältö liittyy johonkin lainsäädäntöön, kuten kirjanpito- tai henkilöstöasiakirjojen tapauksessa, olisi kuitenkin arkistoitava. Voimme auttaa sinua sekä laatimaan suunnitelman sähköpostien arkistointia varten että huolehtimaan arkistostasi.
Potilastietojen arkistointi
Pääsääntöinen määräaika potilasasiakirjojen säilytykselle on 12 vuotta potilaan kuolemasta tai 120 vuotta potilaan syntymästä, jos kuolinajasta ei ole tietoa. Asiakirjat voidaan hävittää myös silloin, kun niiden olemassaolo ei ole välttämätöntä potilaan hoidossa. Nämä potilasasiakirjat on tallennettava turvallisesti sinne, missä asiattomilla henkilöillä ei ole niihin pääsyä – esimerkkinä fyysinen arkistohotelli, joissa voimme säilyttää potilastietoja potilasasiakirjojen asetuksen sekä muiden voimassa olevien lakien mukaisesti.
Julkisten asiakirjojen arkistointi
Julkisten asiakirjojen arkistoinnin on tapahduttava ensisijaisesti asiakirjasta vastaavan viranomaisen toimesta. Julkisten asiakirjojen säilyttämiselle ei ole asetettu määräaikaa, vaan arkistonmuodostajan vastuulla on päättää tästä. Voimme lähettää luoksesi arkistokonsulttimme, jotka auttavat sinua arkistointisuunnitelman tekemisessä ja erilaisten prosessien luomisessa tehokasta arkistointia varten sekä fyysisesti että digitaalisesti.

Lisää arkistointiratkaisuja

Voimme auttaa sinua muussakin kuin arkiston tallentamisessa. Tässä muutamia esimerkkejä erilaisista projekteista, joissa voimme auttaa yritystäsi:

Arkistojen siirtäminen

Iron Mountainin kokeneet työntekijät voivat auttaa seulomaan, pakkaamaan ja kuljettamaan laatikoita ja asiakirjoja sijainnistasi Iron Mountainin arkistointikeskukseen. Pakkaamme arkistosi Iron Mountainin säilytyslaatikoihin, lisäämme RFID-koodit sekä rekisteröimme ja kuvaamme sisällön luettelointipalvelumme kautta, joka voidaan suorittaa laatikko- ja/tai kansiotasolla.

Karsiminen ja hävittäminen

Ilman vanhentuneiden arkistoasiakirjojen säännöllistä hävittämistä ja tuhoamista vaarana on, että arkistosi kasvaa liian suureksi ja liian kalliiksi tilan suhteen. Iron Mountainin asiantuntijat auttavat sinua arkiston siistimisessä, jotta arkistoidut asiakirjat pysyvät ajan tasalla. Huolehdimme tuhottavaksi hävitettävät asiakirjat ja saat hävittämistodistuksen, kun kaikki on valmista.

Arkistojen inventaario

On tärkeää tietää, mitä tietoja yritykseltäsi löytyy, jos sinun on luovutettava tietoja tarkastuksen, oikeudenkäynnin tai muiden tapausten yhteydessä. Voimme auttaa sinua kaikessa aina laatikoiden inventaariosta inventaariolistojen laatimiseen ja materiaalinkäsittelyn hallintaan. Voimme luetteloida tiedosto- tai kansiokohtaisia kuvauksia, jotta arkistonhallinta on tällä tasolla helpompaa. Näin on helppo tarkistaa, mitä kukin tiedosto tai kansio sisältää.

Asiakirjan palautus

Voimme puhdistaa ja palauttaa asiakirjoja, jotka ovat tuhoutuneet esimerkiksi homeen, kosteuden, saastumisen, pölyn tai tuholaisten vuoksi.

Onko sinulla arkaluontoista materiaalia arkistoitavana?

Onko sinulla arkaluontoista materiaalia, kuten taidetta, laboratorionäytteitä tai filmejä, jotka on arkistoitava erityisissä olosuhteissa? Suojattujen tilojemme ansiosta voimme mukauttaa arkistoinnin juuri sinun tarpeidesi mukaan. Meiltä löydät tarkoin kontrolloidut arkistohuoneet, jotka täyttävät erityiset ympäristöä ja kosteustasapainoa koskevat vaatimukset, sekä erityisiin tarpeisiin mukautetut holvit elokuvien, magneettisten materiaalien ja erityyppisten medioiden arkistointiin.

Ota rohkeasti yhteyttä, jos sinulla herää kysyttävää siitä, miten voimme auttaa yritystäsi asiakirjojen arkistoimisessa.

Ota yhteyttä

Iron Mountain on alan johtava palveluntarjoaja tiedonhallinnassa ja arkistoinnissa. Meillä on laaja kokemus asiakirjojen arkistoinnista. Fyysisten arkistopalveluiden lisäksi tarjoamme useita digitaalisia palveluita, jotka helpottavat asiakirjojen hallintaa ja sujuvoittavat työnkuvaa yrityksessäsi. Tarjoamme muun muassa digitaalisen arkistoinnin palveluita sekä tekoäly- ja koneoppimisjärjestelmämme Intelligent Content Service Platform -alustan, jonka avulla saat tiedoistasi irti maksimaalisen hyödyn.

Aloittaminen on helppoa.

Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä. Lähettäessäni tämän lomakkeen vahvistan, että olen lukenut ja ymmärtänyt Iron Mountainin tietosuojaselosteen ja hyväksyn, että Iron Mountain käsittelee tietojani tietosuojaselosteensa mukaisesti. Mikäli sinulla on asiaan liittyviä kysymyksiä tai haluat lisätietoja, voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme: arkisto@ironmountain.com. Mikäli hyväksyt markkinointiviestien vastaanottamisen, mutta myöhemmin muutat mieltäsi, voit milloin tahansa poistua postituslistalta täältä.